Le nouveau site de la ville de Tournai (www.tournai.be) qui compte près de 70 000 habitants a été mis en ligne en mai 2022. Le projet qui a duré 18 mois a été intégralement réalisé par la société Telmedia depuis le CMS Drupal.
En complément du site principal, la ville a souhaité se doter d’une usine à sites de dernière génération pour déployer rapidement et en toute autonomie des sites satellites.
Pour commencer, pouvez-vous nous décrire en quelques mots quelle est la stratégie de la ville de Tournai en matière de digital ?
Nous avons une double stratégie, institutionnelle et valorisation territoriale, cette dernière étant assurée par l’Office de Tourisme. Pour la partie institutionnelle, notre présence sur Internet est aujourd'hui plus orientée vers le serviciel et les missions de base d’une administration locale. Nous mettons en avant les 400 services rendus à la population qui vont de la délivrance de nombreux documents à la collecte des déchets. Pour aider nos habitants à se repérer dans cette offre enrichie, nous avons commencé par élaborer un cadastre complet de ces services pour les rendre plus simples et accessibles et comment y accéder.
C’est un travail en cours de finalisation qui mobilise une bonne partie des forces vives de l’administration. La première étape de cette stratégie a été l’Abécédaire des démarches.
Quelles étaient les attentes pour la refonte du nouveau Tournai.be ?
Le premier site remonte à 1997 dans un format propriétaire avec des fonctionnalités basiques. Pour le site suivant en 2015, nous sommes passés au CMS Joomla mais bien que très fiable et performant, nous étions limités en termes de gestion et d’adaptation. Dès 2019, le site ne répondait plus à nos besoins et attentes.
Pour la phase d’étude de la version actuelle, nous avons pris en compte l’évolution de la consommation de la donnée publique. Et nous ne voulions pas simplement recopier le site mais le repenser en optimisant ses contenus ainsi que la façon de proposer les services rendus aux habitants par l’ administration publique.
Pour cette nouvelle version, nous voulions disposer d’un site qui minimise l’offre vitrine et qui optimise l’offre servicielle aux citoyens tout en bénéficiant d’outils techniques plus efficients pour rendre sa gestion quotidienne plus efficace et complète.
Quelle organisation a été mise en place en interne pour gérer le projet ?
Nous avons organisé la gestion de projet autour d’une équipe composée de 3 personnes, le directeur du service informatique, notre DPO et moi-même. A mi-parcours, nous avons été rejoints par un agent du service informatique et d’une compétence web extérieure pour alimenter notre réflexion. Aujourd’hui, nous nous réunissons toutes les 3 semaines pour évaluer les développements réalisés et étudier l’utilisation faite des outils pour construire une roadmap collégiale.
Quel est votre rôle dans le projet Tournai.be ?
J’ai en charge la gestion de l’ensemble des outils digitaux de l’administration et je suis le référent digital pour les outils délégués à l’ensemble des services concernés par le projet, notamment pour la bibliothèque, les écoles, l’Office de Tourisme…
Pouvez-vous nous dire pourquoi la ville de Tournai a souhaité se doter d’une usine à sites ?
Le concept d’usine à sites est ancien chez nous. Il a été pensé dès 2013 dans une optique de rationaliser les coûts et les temps d’implémentation et de gestion des sites satellites.
Nous avons lancé notre première usine à sites en 2015 sur le CMS Joomla. Les sites conçus depuis l’usine avaient un contenu éditorial moins riche (25 écoles communales ainsi que nos musées communaux (4 sur les 7 existants). Cela n’a pas été une réussite et nous avons décidé de passer sur le CMS Wordpress avec un mode multi sites, sauf pour le site amiral tournai.be.
En 2019, quand nous avons commencé l’étude du site actuel, l’utilisation d’une usine à sites restait essentielle pour nous permettre de maintenir les sites déjà exploités sous Wordpress. Mais la solution proposée par Telmedia sous le CMS Drupal nous permettait de disposer d’un puissant socle commun pour gérer facilement à la fois les sites principaux et les sites satellites.
Quels sont les équipements qui vont en bénéficier en priorité ?
Les écoles communales dont la plupart des sites sont déjà en ligne mais avec des contenus réduits. L’essentiel de leur communication se fait depuis Facebook.
Les principaux musées communaux, dont les sites seront prochainement mis en ligne, seront plus complets tant sur un plan éditorial que sur des fonctionnalités avancées. L’Atelier de projets qui gère les fonds européens de revitalisation urbaine dispose aussi de son propre site.
Comment s'est passée la collaboration avec Telmedia ?
Lors de nos recherches pour sélectionner une liste de candidats potentiels, nous avons rencontré par deux fois la société Telmedia. Nous avons apprécié le fait qu’elle ne travaille qu’avec des opérateurs de la sphère publique et qu’elle est une société à taille humaine.
Nous avons aussi apprécié les contacts directs en équipe réduite, cela était un gage de gain de temps et de souplesse. Pourtant la crise sanitaire avec son lot de restrictions et le télétravail n’ont pas toujours permis d’optimiser la gestion du projet mais nous nous sommes adaptés pour ce projet comme pour nos autres missions de service public.
Quels sont les retours des habitants et agents sur le nouveau site ?
Nous n’avons pas encore réalisé d’enquête mais nos différents outils nous aident à évaluer l’usage et les besoins des habitants mais aussi des agents. L’analyse de la consultation de nos contenus montre une stabilisation et non plus une baisse du trafic que nous constations auparavant. Par contre, les demandes dématérialisées (via les formulaires) sont en hausse. Cela nous donne des tendances qu’il faut maintenant exploiter, notamment l'enrichissement de l’éditorial et l’optimisation du parcours usager.
Quels sont les projets digitaux en perspective ?
La liaison avec les outils de gestion est complexe car ils sont nombreux et diversifiés.
Aussi, une fois l’intranet implémenté, nous mènerons une réflexion d’ici 2024 sur un mode applicatif qui permette une gestion fine de la communication entre les services et agents.
A terme, nous souhaitons disposer d’un socle technique le plus restreint possible afin d’éviter les redondances de solutions et outils.